Espaços compartilhados de trabalho levam novas possibilidades de negócios, contatos e a preços mais acessíveis
Por Danilo Moreira
Se você pensa em empreender em um negócio próprio, certamente já deve ter se deparado com o termo coworking, conhecido também como escritórios compartilhados. Esse tipo de estrutura de trabalho está cada vez mais presente aqui no Brasil, e além de ter o preço como principal diferencial, oferece possibilidades muito interessantes para quem pretende abrir sua empresa ou trabalhar de forma autônoma, mas não dispõe de recursos para ocupar um imóvel comercial convencional. Saiba mais sobre como funciona, as vantagens, a origem e quanto custa contratar esses espaços.
O que é um coworking?
Trata-se de um espaço de escritórios compartilhados, alugados por empreendedores que desejam um local para operar seu negócio, receber clientes e fazer novos contatos profissionais. A gestão de despesas como aluguel do imóvel, água, energia elétrica, internet, telefonia, manutenção e outras taxas ficam sob a responsabilidade do proprietário do local. Muitos coworkings também oferecem serviços como café, secretaria, motoboy, impressora e sala de reuniões equipadas com aparelhos multimídia. Os preços variam entre 55 a 1.500 reais, de acordo com o periodo e serviços contratados.
Os coworkings costumam receber principalmente microempresários, startups e profissionais autônomos. Em sua maioria, são negócios em fase inicial que não demandam muita estrutura física ou quadro extenso de funcionários. Mas esse perfil não é regra, já que empresas com alguns anos de atuação também têm optado por enviar colaboradores para esses locais, como uma forma de modernizar a dinâmica de trabalho, a cultura organizacional e também cortar custos. Além de fornecer a locação de uma estrutura comercial básica a preços acessíveis, uma das características mais conhecidas desses espaços é a possibilidade de conviver, fazer contatos e propor negócios com profissionais de diversas áreas como designers, publicitários, advogados, engenheiros, jornalistas, administradores, consultores, especialistas em TI, entre outros.
O termo “coworking” foi criado em 1999 pelo escritor e designer de games americanos Bernie Dekoven, que o utilizou para falar sobre um modelo de trabalho colaborativo apoiado pelas tecnologias baseadas na informática. O conceito tal qual conhecemos hoje, surgiu em 2005, quando o programador de sistemas Brad Neuberg decidiu dividir seu apartamento na cidade de São Francisco (EUA) com outros amigos da área, para que pudessem trabalhar. Durante o dia, o local era destinado às atividades comerciais, e à noite, voltava a ser uma república de estudantes convencional. Neuberg viu que a ideia era muito promissora e fundou a Hat Factory, que alugava espaços do loft para outros trabalhadores da área de TI. Logo, passou a comportar outros segmentos e ganhou a característica marcante de ser um local para troca de ideias, experiências multidisciplinares e fazer contatos (networking). A ideia de um escritório compartilhado nos moldes da Hat Factory logo virou notícia e se espalhou pelo mundo. No Brasil, o conceito de coworking chegou em 2008 por meio do escritório Pto de Contato, em São Paulo.
De acordo com o Censo Coworking Brasil 2016, existem 378 espaços ativos em todo o território nacional, com um aumento de 52% em relação a 2015. De acordo com o estudo, esses locais somam mais de 10 mil estações de trabalho no país. São Paulo ainda concentra sozinho 39% desses espaços (148 locais, sendo 90 somente na capital), mas o estado da Bahia foi o que mais apresentou crescimento recente (250%). Minas Gerais, Rio de Janeiro, Paraná e Rio Grande do Sul também apresentaram crescimento especialmente nas cidades do interior. Segundo a pesquisa, apenas Boa Vista (Roraima) ainda não possui espaços de coworking, ainda que a cidade tenha chegado a abrir um entre os anos de 2013 e 2014. Existem diversos espaços inclusive dedicados a públicos específicos, como profissionais que possuem filhos pequenos, por exemplo.
Quais são as vantagens de trabalhar em um coworking?
Conforme falamos, investir em um espaço de coworking é indicado principalmente para profissionais que estão começando o seu negócio, mas não dispõem de tempo e recursos para alugar um imóvel comercial, além da experiência em trabalhar com diversos profissionais de áreas diferentes. “Se a sua empresa não tiver um espírito individualista, o coworking pode ajudar bastante, mesmo sem os luxos de um escritório particular”, afirma especialista em coworking Bruna Lofego, em entrevista para O Globo.
Existem também os profissionais autônomos que não se adaptaram ao sistema home-office (trabalho em casa) e encontram nesses locais tudo que precisam para desenvolver os seus projetos.
Veja algumas vantagens em trabalhar nesses espaços:
Preço: os valores mais acessíveis são os principais atrativos para quem deseja investir nesses locais. Um empreendedor pode gastar o equivalente a cinco meses de aluguel de um espaço de coworking apenas para montar o seu escritório convencional. As instalações possuem uma estrutura e manutenção próprias, dispensando o empresário da preocupação em gerenciar esses custos.
Acesso à Internet: muitos profissionais que trabalham nesses locais possuem atividades que estão relacionadas diretamente com a Internet. Contratar um espaço no coworking pode ser uma excelente alternativa principalmente para quem trabalha home-office, mas possui problemas relacionados à conexão em sua região ou banda larga muito limitada.
Estrutura física e manutenção: a ideia é proporcionar um ambiente empresarial com todo o conforto e estrutura para a realização de negócios, como mesas e cadeiras, ar-condicionado, impressora compartilhada, serviço de limpeza, entre outros elementos. Atualmente, os coworkings têm buscado ultrapassar esse lugar-comum e investido em inovação, criando espaços com atrativos mais inspiradores e que estimulem a criatividade e a produtividade de quem o utiliza.
Salas privativas: quando falamos de coworking, a visão geral desse tipo de escritório é a de um único espaço com vários profissionais que trabalham juntos, mas existem empresas que também oferecem salas privativas com pacotes específicos. São espaços mais delimitados, indicados para empresas que possuam mais de quatro pessoas na equipe e precisem de um foco específico, sem abrir mão da possibilidade de convivência inerente a um escritório compartilhado. Os preços para este tipo de sala são mais elevados e chegam a ultrapassar 5.000 reais.
Estímulo à convivência: a palavra “coletivo” faz parte da essência do conceito de coworking. Por isso, muitos deles oferecem áreas para fazer refeições, descansar e, principalmente, conversar com outros empreendedores, trocar experiências e fechar parcerias. Um empresário que precisa de serviços gráficos, por exemplo, pode encontrar um designer gráfico ideal logo ali ao seu lado. Um jornalista que acabou de começar a sua carreira pode pegar dicas com outros que possuem mais tempo de atuação. Os locais podem ter uma estrutura convencional ou serem mais descolados. Alguns chegam a disponibilizar até jogos para descontração dos empreendedores.
Sala para reuniões: ao contratar um coworking, você poderá ter acesso a uma sala de reuniões equipada com mobiliário adequado, equipamentos multimídias e de telefonia, além de serviço de recepcionista para receber os seus clientes. Normalmente, os locais costumam ter capacidade para comportar entre 4 e 10 pessoas, mas existem diversas opções. Como é um local compartilhado, é preciso ter em mente que você deverá encontrar um horário disponível e agendar o uso previamente com o funcionário responsável.
Escritório virtual: o empreendedor poderá divulgar o negócio em um endereço comercial bem localizado e acessível para receber a visita dos seus clientes – cujo aluguel costuma ser bem menor do que a locação de uma sala comercial convencional.
Flexibilidade: como são espaços maleáveis, os coworkings possibilitam, por exemplo, que uma empresa possa aumentar sua mão-de-obra sem precisar movimentar um grande esquema de planejamento e depois, quando não necessitar dessa demanda, reduzir o quadro sem impactos gerais.
Outros serviços: os coworkings oferecem uma infinidade de serviços de acordo com o pacote oferecido. Alguns deles são: serviço de motoboy, gerenciamento de correspondências, caixa postal, telefone com atendimento personalizado e, mais raro, até um espaço para crianças se divertirem enquanto os pais trabalham. Alguns locais também oferecem workshops e palestras com temas voltados ao empreendedorismo, gestão empresarial e criatividade.
Alugar um espaço de coworking também pode ter as suas desvantagens, dependendo do perfil e área de atuação do empreendedor. Quem está muito acostumado com lugares privativos pode se incomodar com a exposição, já que boa parte desses locais trabalha com o conceito de “open office”. Na prática, não há divisórias, nem portas que delimitam espaços e, dependendo do local e do tipo de plano contratado, nem mesmo existe um posto de trabalho fixo. Outra desvantagem é a falta de flexibilidade de horários, que dependem de um esquema de revezamento e disponibilidade de vagas. Além disso, alguns espaços funcionam somente em horário comercial, o que talvez possa não ser uma boa ideia para empreendedores que precisam de horários mais estendidos.
O fato é que hoje existem diversas alternativas de coworkings para atender a diversos públicos, de profissionais de Comunicação a médicos. O segredo é saber pesquisar o coworking que melhor atende suas necessidades.
Existe coworking gratuito?
Existem alguns espaços de coworking totalmente gratuitos e dispõem de uma boa estrutura para que todos possam realizar suas atividades. Porém, justamente por não cobrarem aluguel, possuem vagas bem concorridas, sendo necessário em alguns casos fazer agendamento para um determinado tempo de uso. Um deles é o Google Campus São Paulo, inaugurado em 2016 pelo Google e que e conta com Wi-Fi gratuito, café, mesas e cadeiras com madeira reaproveitada e capacidade para 160 pessoas. Para participar, é preciso se cadastrar e aguardar ser selecionado.
Outro espaço é o Coworking Spaces, com unidades na Avenida Paulista e Vila Olímpia. Enquanto a primeira possui 48 lugares, a segunda, na zona sul, possui 18 posições de trabalho no total. Para trabalhar no local, também é necessário agendar.
Como pesquisar um coworking ideal para o seu negócio?
Existem diversas opções espalhadas especialmente nas grandes cidades, com atrativos e planos divididos tanto por horários como meses ou mesmo semestres, além de opções para vários tipos de bolsos, portes de empresas e áreas de atuação.
A seguir, algumas dicas para que você que pretende alugar um coworking:
1. Avalie se você realmente está disposto a trabalhar em um espaço compartilhado com outras empresas e profissionais. Se você possui muitas dificuldades com privacidade e concentração, talvez precise rever a possibilidade de trabalhar em um coworking ou gastar um valor maior para alugar um espaço mais privativo.
2. Calcule quanto tempo e vezes por semana você precisaria do espaço e quais equipamentos e serviços são indispensáveis para você. Além disso, faça uma relação de quantas horas por dia você precisaria utilizar o local, bem como a quantidade de dias por semana. Com base nesses dados, faça um orçamento de quanto você pretende gastar com aluguel. Os coworkings costumam oferecer planos tanto para quem não pretende frequentar todos os dias como quem deseja se estabelecer fixamente por pelo menos seis meses.
3. Pesquise se a estrutura do espaço de coworking selecionado atende a todas as suas necessidades. O lugar possui ar-condicionado? As mesas e cadeiras das estações de trabalho dispõem do conforto que você necessita? A conexão de internet é boa? O local costuma ser bem limpo? São itens que precisam ser bem avaliados antes de você investir seu dinheiro.
4. A sala de reunião é um espaço importante para receber os seus clientes. Avalie, por exemplo, se o local é bem arejado, possui bons equipamentos multimídia e serviços de comunicação, fácil disponibilidade para uso e a funcionalidade do sistema de agendamento.
5. Repare na recepção do local, na qualidade e conservação dos equipamentos tecnológicos como telefones, impressoras e aparelhos multimídia.
6. O sistema de telefonia precisa ser eficiente para atender várias demandas e suportar funcionalidades complexas como rede de ramais. Os futuros clientes que entrarão em contato contigo agradecerão por esses cuidados.
7. Pesquise se a localização do espaço atende as suas necessidades e também a dos seus clientes, especialmente quando envolve tempo e opções de deslocamento para o coworking. É importante também checar as condições de trânsito, estacionamento e segurança.
8. Avaliar o local para trabalhar é importante, mas a qualidade da área para descontração também deve ser levado em conta. O perfil desse espaço varia de acordo com o coworking, mas é ideal que contenha pelo menos equipamentos que possibilitem que você faça sua refeição, possa descansar e interagir com outros colegas.
Uma opção interessante para pesquisar espaços de coworking é por meio do site Coworking Brasil. Criado em 2011, o portal reúne um banco de dados com diversas opções em vários estados brasileiros, além de informações, dados, dicas e curiosidades sobre o setor.
Os espaços de coworking mostram o quanto os locais de trabalho se tornaram dinâmicos nas últimas duas décadas, e estão cada vez mais distantes das tradicionais corporações com áreas isoladas em salas e grupos de atuação. Atualmente, é possível abrir um escritório com poucos recursos e dispondo de todo a estrutura necessária para iniciar um negócio ou trabalhar de forma autônoma. São inúmeras possibilidades de firmar contatos que podem ser muito úteis tanto na prestação de serviços quanto para a aquisição de novas habilidades, competências profissionais e visão de mercado. Mas é importante ter a mente aberta para trabalhar neste universo compartilhado e repleto de experiências coletivas, além de um bom planejamento financeiro para bancar os custos.
Com informações de: Exame, Sebrae, Startupi, CWK, Idea de Marketing, Palpite Digital, Free The Essence, Coworking Offices